Assistante de Direction Mutualisée - Commune d'Avignon H/F - 84

La Ville d'Avignon recrute pour sa Direction Générale Adjointe Ville Emancipatrice
Pôle Sports et Loisirs
Direction Administrative et Financière

Poste : Assistante de Direction Mutualisée (f/h)
Emploi : Assistante de Direction
Filière Administrative - Catégorie C

Missions
Organisation, gestion et suivi de l'ensemble dossiers confiés par l'élue et la direction
Activités
Organisation conjointe des agendas de l'élue et de la cheffe de Pôle et préparation des dossiers
* Gérer les agendas et l'emploi du temps quotidien de l'élue et de la directrice de Pole : prise de Rendez-vous,
* Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et accueillir physiquement les rendez-vous.
* Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires...).
* Assister l'élue et la directrice de Pôle dans la préparation des dossiers et leurs suivis : préparation de documentation préalable aux rendez-vous,
Gestion et suivi administratif
* Gérer le courrier Maarch : réceptionner, enregistrer et trier le courrier adressé à l'élue et la Directrice de Pôle
* Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
* Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
* Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
* Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi et de bilan demandés par l'élue et/ou la Direction (tableaux de bord, analyses, indicateurs divers...).
* Assurer le suivi des parapheurs
Communication
* Rédiger des supports de communication et de présentation (notes, PWT, correspondances, rapports, comptes rendus...).
En l'absence du personnel d'accueil, assurer la tenue du standard téléphonique en collaboration avec l'équipe administrative
Conditions d'Exercice
Lieu : Pôle Sports et Loisirs - 74 Bd Jules Ferry
Horaires : Temps complet sur un cycle de travail de 37h30 hebdomadaires. -ASS1 - disponibilité en fin de journée suivant les rdv et réunions de l'élue/direction
Conditions d'accès : Maitrise de l'outil informatique et forte expérience administrative.