Responsable Assemblées et Moyens Généraux - Communaute Agglomeration Grand Avignon H/F - Structures de coopération territoriale

Fort(e) d'une expérience d'au moins 3 ans en collectivité, vous serez en charge de l'organisation des assemblées et assurerez l'instruction et le suivi des actes soumis aux instances décisionnelles. Vous encadrerez également les agents du service courrier, l'agent d'accueil, l'assistante assemblées et le gestionnaire du parc automobiles.

1/ Organiser et manager le service (7 agents) :

Pilotage de l'activité du service : courrier, accueil physique et téléphonique, gestion du parc automobiles, organisation et suivi des assemblées délibérantes
Gestion des plannings
Gestion administrative et financière du service
Veiller au respect de la réglementation et assurer une veille juridique et réglementaire
Mise en place et animation d'un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
Optimisation de la qualité, des coûts et des délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
Développement des dispositifs de contrôle de la qualité des services rendus

2/ Organiser et gérer les assemblées délibérantes (bureaux, conseils communautaires et commissions spécialisées)

Rédaction des documents administratifs
Information et sensibilisation des différents services au processus de contrôle préalable des actes
Transmission des actes au contrôle de légalité
Constitution de l'ordre du jour et mise à jour du rapport comprenant les projets de délibération
Conception d'outils de planification et de procédures de contrôle
Répartition et planification des activités en fonction des échéances
Impulsion des dispositifs de veille et de suivi des actes

3/ Suivi du budget, gestion patrimoniale et logistique du service :

Dresser l'inventaire des biens mobiliers et immobiliers
Suivi des engagements financiers et du service fait
Superviser l'entretien et la maintenance des biens
Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
Fournir le matériel ( petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques,..)
Mettre en place des stratégies d'écoresponsabilités
Planifier la gestion des locaux ou matériels

Savoirs

Connaissances en droit public et particulièrement du code général des collectivités territoriales, circuits réglementaires, actes administratifs
Connaissance du fonctionnement des instances décisionnelles d'une collectivité, et plus particulièrement des EPCI
Très bonne maitrise du pack office (Word, Excel, Power Point...)
Connaissance de Maarch courrier
Connaissances des circuits réglementaires des actes administratifs
Capacités rédactionnelles (rédaction de comptes-rendus, ...)

Savoir-être

Qualités relationnelles et appétence pour le travail en équipe (nombreux interlocuteurs)
Aptitude à prioriser et gérer son activité face à des imprévus
Discrétion professionnelle
Capacités d'écoute
Bonne communication
Rigueur