Agent d'Accueil - Secrétariat en Établissement H/F - Centre Departemental Enfance et Famille

Au sein d'un établissement accueillant des enfants et des adolescents dans le cadre de la protection de l'enfance, vous travaillez au sein d'une équipe de 6 professionnels.

Les missions qui vous sont confiées :

- La gestion du standard téléphonique et l'accueil physique et téléphonique du public
- La gestion du courrier à l'arrivée et au départ
- Le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de divers documents...)
- La participation au suivi des dossiers des enfants : classement des pièces, archivage des dossiers...
- Divers travaux ponctuels en lien avec le service administratif et les chefs de services : écrits de courrier, mise sous pli, pointages divers, frappe et mise en forme de documents institutionnels, création d'outils de travail tel que des répertoires téléphoniques...

Ce poste nécessite dynamisme et réactivité, ainsi que de la discrétion (liée à la mission) car vous êtes tenu(-e) au secret professionnel sur les dossiers traités.

Compétences requises :
Accueillir de façon bienveillante le public (enfants, parents, partenaires de l'Aide Sociale à l'Enfance...), tant dans l'accueil physique que téléphonique
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
Orienter les personnes selon leur demande
Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel...
Réaliser la gestion administrative du courrier
Saisir des documents numériques
Sens de l'organisation, rigueur
Sens de l'accueil et de la communication
Travail en équipe

Horaires décalés :
6h45-14h15 ;13h45-21h15 ; 9h-17h.
Travail un week-end sur deux soit 6h45-14h15 ou 13h45-21h15
CDD 1 mois possibilité de renouvellement dans le cadre de remplacement. Prise de poste Juillet.

Experience: 1 An(s) - en accueil

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Mettre à jour un dossier, une base de données,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Assurer la confidentialité des données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Sens de l'accueil

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour enfants en difficultés

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique