Assistant Administratif H/F - Acor Information

Mission principale : L'assistant(e) administratif(ve) aura pour mission de soutenir l'équipe dans la gestion administrative et le suivi des dossiers. Il/Elle aura également la charge de diverses tâches administratives courantes afin d'assurer le bon fonctionnement du centre de formation. Responsabilités et tâches : Secrétariat :Tenue du standard téléphonique. Classement, commande de fourniture, . Gestion des dossiers de formation : Mise à jour et classement des dossiers (convention, .) Suivi de l'inscription des stagiaires : réception, vérification et traitement des documents Mise à jour des informations dans le logiciel de gestion des formations. Suivi administratif des formations : Préparation des documents nécessaires pour le bon déroulement des sessions de formation (convocations, feuilles d'émargement, etc.). Envoi des convocations et des rappels aux stagiaires. Organisation logistique des formations (réservation des salles, matériel, etc.). Suivi des dossiers administratifs des formateurs. Support aux équipes pédagogiques : Préparer et diffuser les documents pédagogiques nécessaires aux formateurs et stagiaires. Assurer la bonne gestion des plannings et des supports de formation. Compétences requises : Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Compétences en gestion documentaire et classement. Compétences relationnelles : Excellente communication écrite et orale. Aisance au téléphone Sens de l'écoute et du service. Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches en parallèle. Compétences organisationnelles : Rigueur, méthodologie et organisation. Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais. Profil recherché : Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou tout autre domaine pertinent. Une première expérience en tant qu'assistant(e) administratif(ve) dans un environnement de formation serait un plus. Intérêt pour le secteur de la formation professionnelle. Autonomie et capacité à prendre des initiatives. Conditions de travail : Type de contrat : CDI - 35 h Lieu de travail : Centre de formation sur AVIGNON Horaires de travail : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h30 et de 14h00 à 17h00Poste disponible au plus tôt- les entretiens auront lieu à partir du 24/08

Experience: 1 An(s)Compétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Archiver des dossiers et documents de référence,Utiliser les outils numériques,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clientsQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion des fonds documentaires
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Classement des dossiers
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Permanence téléphonique
• Réactivité