Assistant de Direction H/F - Sweet Chef

À propos du poste

L'Assistant(e) de direction apporte un appui organisationnel, administratif et logistique au Directeur général, afin de lui permettre de se consacrer pleinement au pilotage de l'entreprise. Il organise la gestion de son temps, prépare ses dossiers et veille au bon déroulement des instances de direction. Relais entre la direction, les différents pôles et les interlocuteurs externes, il assure la circulation et la fiabilité de l'information ainsi que le suivi des décisions prises. Interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes de la direction, il contribue à l'image de Sweet Chef par la qualité de son accueil, de ses écrits et de ses échanges. Il exerce ses missions avec un haut niveau de discrétion et de confidentialité.

Missions et activités principales

Organisation de l'activité de la direction

- Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous et déplacements du Directeur général

- Assurer le traitement et le suivi des courriers et de la messagerie de la direction

- Préparer les dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et réunions

Instances et suivi des décisions

- Organiser les comités et réunions de direction

- Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus

- Assurer le suivi des actions décidées auprès des pôles concernés

- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité

Communication et gestion documentaire

- Rédiger et mettre en forme courriers, notes et présentations

- Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction

- Contribuer à la diffusion de l'information interne

Relations avec les interlocuteurs de la direction

- Accueillir les visiteurs et partenaires de la direction

- Assurer le relais avec les prestataires et organismes externes, notamment les écoles et organismes de formation pour le suivi des alternants

- Coordonner l'organisation d'événements internes et de rendez-vous institutionnels

Responsabilités

- Organise l'agenda de la direction en autonomie, dans le cadre des priorités définies

- Garantit la confidentialité des informations traitées

- Tient le Directeur général régulièrement informé de l'avancement des dossiers et des points d'attention

Profil compétence

Savoirs

- Techniques d'assistanat et d'organisation

- Outils bureautiques et collaboratifs

- Fonctionnement de l'entreprise et de ses différents pôles

Savoir-faire

- Organiser et hiérarchiser les priorités

- Rédiger des écrits professionnels

- Assurer le suivi de plusieurs dossiers en parallèle

- Mettre à jour et exploiter des tableaux de bord

Savoir-être

- Discrétion et sens de la confidentialité

- Rigueur et sens de l'organisation

- Réactivité et aisance relationnelle

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de communication interne,Techniques de filtrage d'appels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Utilisation de logiciels de présentation,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) alimentaire non spécialisé

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Logiciels de présentation-diaporama
• Réactivité
• Sens de l'organisation
• Confidentialité
• Planification
• Gestion administrative