Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Service Public

L'agence comptable est composée de 10 personnels dont l'agent comptable.

Les principales missions de l'agence comptable sont celles-ci :

- Production annuelle d'un compte financier

- Prise en charge et recouvrement des recettes

- Tenue de la comptabilité générale

- Paiement des dépenses

- Garde et conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'établissement.

L'Agence comptable est organisée autour de trois pôles métiers :

Le pôle facturier (dépenses) :

- Centre de traitement et de visa unique des factures

- Accompagné d'une solution de dématérialisation des factures

Le pôle comptabilité générale :

- Contrôle et paiement de la dépense

- Prise en charge des recettes

- Gestion de la trésorerie

- Gestion de la comptabilité générale

Le pôle recouvrement :

- Suivi des clients défaillants

Missions :Placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle facturier et de l'agent comptable, l'agent (F/H) du pôle facturier assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs, de leur réception à leur mise en paiement tout en veillant à la fiabilité des données, au respect des procédures comptables et au délai global de paiement.

Activités principales :

Traiter et contrôler les factures fournisseurs:

-Contrôler et analyser les factures reçues et identifier les anomalies éventuelles;

-Échanger avec les fournisseurs afin de résoudre les difficultés liées au traitement de leurs factures ;

-Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC +;

-Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc...

Assurer le suivi des factures et les relations avec les fournisseurs :

-Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement, grâce à l'utilisation des transactions SIFAC, en respectant le délai global de paiement;

-S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics;

-Valider les coordonnées bancaires fournisseurs dans l'application;

-Relancer les gestionnairesen cas de besoin (si informations ou pièces manquantes) ;

-Être en contact régulier avec les fournisseurs.

Gérer et fiabiliser la base tiers Fournisseurs:

-Contrôler la cohérence et vérifier les données et pièces justificatives nécessaires à la saisie de la base tiers;

-Saisir des données fournisseurs, identifier les incohérences et solliciter, si nécessaire, des pièces ou informations complémentaires.

Contribuer à la gestion et suivi des stagiaires:

-Contrôler les conventions et la réglementation en matière de stage;

-Saisir des gratifications de stage mensuelles, suivre les stagiaires jusqu'à la mise en paiement.

o Connaissances:

-Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de la Recherche en université

-Connaissance en comptabilité publique

o Compétences opérationnelles:

-Utilisation du logiciel SIFAC+

-Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office,...)

-Savoir rendre compte de son activité

-Bonne communication écrite et orale

-Savoir adapter son discours en fonction du public concerné

-Respect des procédures d'organisation mises en place

-Savoir planifier son activité

o Compétences comportementales:

-Sens du service public

-Capacité d'analyse et de synthèse

-Autonomie

-Prise d'initiative et anticipation

-Capacité à travailler dans l'urgence

-Organisation et méthodologie

-Esprit d'équipe

• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pack Office
• Sifac
• Pro-activité
• Facturation
• Esprit d'analyse