Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Avignon Universite
- CDD
- Avignon Universite
Les missions du poste
Merci de faire acte de candidature uniquement sur la plateforme dédiée à l'adresse suivante : https://recrutement.univ-avignon.fr/poste/Composition du dossier de candidatures : CV, lettre de motivation et copie du dernier diplôme.Poste ouvert aux personnes en situation de handicap
Université de territoire, bénéficiant d'un patrimoine immobilier exceptionnel et classé, Avignon Université est un établissement pluridisciplinaire, accueillant chaque année environ 7000 étudiant.e.s et 741 personnels (dont 376 enseignant.e.s et 365 personnels BIATSS). Elle est membre de l'association Aix-Marseille-Provence-Méditerranée (AMPM). Elle comprend 2 Instituts, 1 IUT, 1 Centre d'enseignement et de recherche en informatique, 14 Centres d'Enseignement et de Recherche (CER), 2 écoles doctorales, 17 laboratoires de recherche, 3 structures fédératives de recherche et chargée de 73 formations, adossés à deux axes identitaires : Agro&Sciences et Culture, Patrimoine, Sociétés numériques. Cette spécialisation positionne l'Université comme un acteur essentiel du développement socio-économique du territoire et lui permet de se distinguer dans le paysage universitaire.
L'agence comptable est composée de 10 personnels dont l'agent comptable.
Les principales missions de l'agence comptable sont celles-ci :
- Production annuelle d'un compte financier
- Prise en charge et recouvrement des recettes
- Tenue de la comptabilité générale
- Paiement des dépenses
- Garde et conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'établissement.
L'Agence comptable est organisée autour de trois pôles métiers :
Le pôle facturier (dépenses) :
- Centre de traitement et de visa unique des factures
- Accompagné d'une solution de dématérialisation des factures
Le pôle comptabilité générale :
- Contrôle et paiement de la dépense
- Prise en charge des recettes
- Gestion de la trésorerie
- Gestion de la comptabilité générale
Le pôle recouvrement :
- Suivi des clients défaillants
Missions : Placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle facturier et de l'agent comptable, l'agent (F/H) du pôle facturier assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs, de leur réception à leur mise en paiement tout en veillant à la fiabilité des données, au respect des procédures comptables et au délai global de paiement.
Activités principales :
Traiter et contrôler les factures fournisseurs :
-Contrôler et analyser les factures reçues et identifier les anomalies éventuelles ;
-Échanger avec les fournisseurs afin de résoudre les difficultés liées au traitement de leurs factures ;
-Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC + ;
-Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc...
Assurer le suivi des factures et les relations avec les fournisseurs :
-Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement, grâce à l'utilisation des transactions SIFAC, en respectant le délai global de paiement ;
-S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics ;
-Valider les coordonnées bancaires fournisseurs dans l'application ;
-Relancer les gestionnaires en cas de besoin (si informations ou pièces manquantes) ;
-Être en contact régulier avec les fournisseurs.
Gérer et fiabiliser la base tiers Fournisseurs :
-Contrôler la cohérence et vérifier les données et pièces justificatives nécessaires à la saisie de la base tiers ;
-Saisir des données fournisseurs, identifier les incohérences et solliciter, si nécessaire, des pièces ou informations complémentaires.
Contribuer à la gestion et suivi des stagiaires :
-Contrôler les conventions et la réglementation en matière de stage ;
-Saisir des gratifications de stage mensuelles, suivre les stagiaires jusqu'à la mise en paiement.
Université de territoire, bénéficiant d'un patrimoine immobilier exceptionnel et classé, Avignon Université est un établissement pluridisciplinaire, accueillant chaque année environ 7000 étudiant.e.s et 741 personnels (dont 376 enseignant.e.s et 365 personnels BIATSS). Elle est membre de l'association Aix-Marseille-Provence-Méditerranée (AMPM). Elle comprend 2 Instituts, 1 IUT, 1 Centre d'enseignement et de recherche en informatique, 14 Centres d'Enseignement et de Recherche (CER), 2 écoles doctorales, 17 laboratoires de recherche, 3 structures fédératives de recherche et chargée de 73 formations, adossés à deux axes identitaires : Agro&Sciences et Culture, Patrimoine, Sociétés numériques. Cette spécialisation positionne l'Université comme un acteur essentiel du développement socio-économique du territoire et lui permet de se distinguer dans le paysage universitaire.
L'agence comptable est composée de 10 personnels dont l'agent comptable.
Les principales missions de l'agence comptable sont celles-ci :
- Production annuelle d'un compte financier
- Prise en charge et recouvrement des recettes
- Tenue de la comptabilité générale
- Paiement des dépenses
- Garde et conservation des fonds et valeurs appartenant ou confiés à l'établissement.
L'Agence comptable est organisée autour de trois pôles métiers :
Le pôle facturier (dépenses) :
- Centre de traitement et de visa unique des factures
- Accompagné d'une solution de dématérialisation des factures
Le pôle comptabilité générale :
- Contrôle et paiement de la dépense
- Prise en charge des recettes
- Gestion de la trésorerie
- Gestion de la comptabilité générale
Le pôle recouvrement :
- Suivi des clients défaillants
Missions : Placé sous l'autorité de la Responsable du Pôle facturier et de l'agent comptable, l'agent (F/H) du pôle facturier assure le traitement, le contrôle et le suivi des factures fournisseurs, de leur réception à leur mise en paiement tout en veillant à la fiabilité des données, au respect des procédures comptables et au délai global de paiement.
Activités principales :
Traiter et contrôler les factures fournisseurs :
-Contrôler et analyser les factures reçues et identifier les anomalies éventuelles ;
-Échanger avec les fournisseurs afin de résoudre les difficultés liées au traitement de leurs factures ;
-Gérer les workflows manuels dans le logiciel financier et comptable SIFAC + ;
-Assurer le suivi des factures et répondre aux sollicitations reçues par téléphone, courriel, etc...
Assurer le suivi des factures et les relations avec les fournisseurs :
-Contrôler et saisir des factures avant mise en paiement, grâce à l'utilisation des transactions SIFAC, en respectant le délai global de paiement ;
-S'assurer de la bonne exécution et suivi des marchés publics ;
-Valider les coordonnées bancaires fournisseurs dans l'application ;
-Relancer les gestionnaires en cas de besoin (si informations ou pièces manquantes) ;
-Être en contact régulier avec les fournisseurs.
Gérer et fiabiliser la base tiers Fournisseurs :
-Contrôler la cohérence et vérifier les données et pièces justificatives nécessaires à la saisie de la base tiers ;
-Saisir des données fournisseurs, identifier les incohérences et solliciter, si nécessaire, des pièces ou informations complémentaires.
Contribuer à la gestion et suivi des stagiaires :
-Contrôler les conventions et la réglementation en matière de stage ;
-Saisir des gratifications de stage mensuelles, suivre les stagiaires jusqu'à la mise en paiement.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Comptabilité générale,Classer des documents,Assurer la confidentialité des données,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un état de rapprochement bancaire,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Suivre les échéances contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Comptabilité générale,Classer des documents,Assurer la confidentialité des données,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un état de rapprochement bancaire,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Suivre les échéances contractuelles,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences requises
- Trésorerie
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Sifac
- Facturation
- Recettes
- Permanence téléphonique